Untuk mewujudkan perusahaan yang bonafit, dibutuhkan sebuah cara membuat sistem kerja yang efektif. Sistem kerja atau manajemen kinerja yang baik akan mampu menopang bisnis agar bisa bertumbuh dan berkembang. Namun faktanya, tidak semua perusahaan dapat melakukan optimalisasi untuk bidang ini.
Diperlukan manajemen yang aktif mengadakan perbaikan dan inovasi untuk menciptakan pengembangan pada perusahaan. Ada beberapa hal yang perlu dipelajari untuk membuat sistem kerja yang baik, diantaranya adalah sebagai berikut.
Memahami Sistem Kerja Efektif
Sistem kerja yang efektif sangat bergantung pada manajemen kinerja yang teratur dan selalu berkembang. Sistem kerja merupakan kombinasi utuh antara prosedur kerja dan juga tata kerja. Kombinasi ini akan membentuk suatu pola, dan menghasilkan efektifitas dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu.
Cara Membuat Sistem Kerja Perusahaan yang Baik
Jajaran manajemen harus terus mengembangkan diri dan juga sistem untuk optimalisasi hasil. Jika kamu memimpin suatu perusahaan atau berada dalam jajaran manajemennya, maka ada beberapa langkah yang bisa diikuti untuk membuat sistem kerja yang baik, yaitu:
1. Membuat Perencanaan Kerja
Kamu tentu tidak asing dengan istilah SOP, yang merupakan singkatan dari Standar Operasional Prosedur. Dokumen ini mencantumkan prosedur yang ditata secara urut, untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. SOP sangat berguna dalam menyeragamkan kinerja para karyawan, serta memastikan hasil kerja tetap efektif meskipun menggunakan biaya sekecil mungkin.
SOP sebenarnya adalah salah satu hasil dari proses pembuatan perencanaan kerja. Jadi dalam hal ini, manajemen wajib membuat tahapan yang rapi terkait apa, untuk apa, serta bagaimana suatu pekerjaan perlu diselesaikan. Tanpa perencanaan kerja seperti ini, maka sistem tidak bisa berjalan dan karyawan akan banyak membuang waktu dan energi yang sia-sia.
SOP yang sudah jadi harus diuji dan dievaluasi secara berkala. Ini akan membantumu untuk melakukan perbaikan dan pengembangan yang diperlukan.
2. Memilih Sumber Daya Manusia
Setelah menciptakan perencanaan kinerja yang baik, lanjutkan dengan memilih sumber daya manusia yang tepat. Dalam SOP yang dibuat, tentu sudah dapat terbaca kriteria karyawan yang dibutuhkan untuk menangani tiap-tiap pos kerja. Maka untuk hasil yang optimal, seleksi calon karyawan harus menggunakan pedoman tersebut.
Perhatikan apakah calon karyawan memang memiliki kompetensi dan passion pada bidang yang kamu tawarkan. Ada beberapa karyawan yang mungkin tidak memiliki sertifikat akademik untuk pekerjaan tertentu. Namun bisa jadi ia adalah orang yang tepat, jika sebelumnya telah memiliki banyak pengalaman terkait pekerjaan tersebut.
Saat memilih karyawan, perhatikan bagaimana ia dapat bekerja secara individu dan dalam tim. Hal ini sangat penting, karena memilih SDM yang handal dalam bekerja sama dalam tim adalah salah satu cara membentuk tim kerja yang efektif. Saat ada masalah yang terjadi, ia akan otomatis berusaha menjadi problem solver (penyelesai masalah), bukan pembuat masalah.
3. Menciptakan Lingkungan Kerja Produktif
Setelah mendapatkan SDM yang sesuai dengan kriteria, lanjutkan dengan menciptakan dan menjaga lingkungan kerja yang baik. Lingkungan kerja harus dapat memicu sifat kompetitif dan kolaboratif secara seimbang. Faktor ini krusial untuk mengoptimalisasi kerjasama tim dalam organisasi ataupun perusahaan.
Karena membangun kerjasama tim (team building) adalah sebuah proses yang panjang, maka kamu memerlukan tenaga supervisor yang mampu menanganinya dengan sabar. Terkadang kamu juga perlu turun langsung ke lapangan dan mengecek kendala yang mungkin belum terlaporkan.
Lingkungan yang terlalu tinggi unsur kolaboratifnya akan menimbulkan solidaritas yang kurang sehat. Contohnya adalah terjadinya saling menutupi kesalahan, yang dapat mengakibatkan produktivitas menurun. Kekompakan antar karyawan seharusnya dapat menunjang produktivitas, bukan menurunkannya.
Sebaliknya, lingkungan yang terlalu kompetitif akan membuat karyawan cepat lelah. Beberapa orang yang kurang baik tingkah lakunya, akan mencari cara untuk menjelekkan yang lain dan menang sendiri. Ini akan membuat karyawan yang lain tidak betah dan cenderung mudah meninggalkan pekerjaan.
4. Belajar dari Sistem Lain
Ilmu tentang dunia kerja terus berkembang sepanjang waktu. Masih banyak hal yang bisa dipelajari, terutama dari usaha lain yang sudah lebih dulu sukses. Maka, tak ada salahnya untuk secara rutin menganggarkan dana dan mengalokasikan waktu untuk mempelajari contoh manajemen kinerja dari perusahaan lain.
Beberapa hal yang bisa dipelajari dari usaha lain adalah terkait cara menciptakan sistem yang lebih efisien. Selain itu, perencanaan karir para karyawan juga merupakan hal penting yang perlu dicari tahu. Beberapa perusahaan justru besar karena mampu memberikan gambaran tentang jenjang karir pada karyawan yang loyal dan produktif.
Ini terjadi karena gambaran jenjang karir dapat memberikan motivasi. Selain itu, proses ini menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepentingan dalam jangka panjang dengan para karyawannya, bukan hanya sekedar mempekerjakan dalam jangka pendek saja.
Pengawasan Terhadap Sistem Kerja
Selain pembuatan sistem kerja, hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengawasan. Suatu sistem bisa saja cocok untuk kondisi dan waktu tertentu, tapi ini belum tentu akan selamanya. Pasti ada perubahan yang terjadi, dan akan mempengaruhi relevansi sistem kerja.
Oleh karena itu, pengawasan mutlak diperlukan. Untuk memudahkan proses ini, cobalah ikuti dua langkah penting ini.
1. Menyiapkan Tools untuk Penilaian Kinerja
Yang pertama adalah menciptakan tools penilaian kinerja. Jika satu atau dua karyawan kurang bisa bekerja dengan baik dan tidak mencapai target yang ditentukan, maka bisa jadi itu adalah masalah SDM. Hal ini bisa diselesaikan oleh manajer HRD dan tim yang berada di bawahnya.
Namun jika dari evaluasi kinerja terlihat bahwa banyak karyawan yang tidak dapat mencapai target atau mengalami kendala, maka bisa jadi yang bermasalah adalah sistemnya. Maka saat ini terjadi, kamu perlu melanjutkan ke tahap evaluasi terkait sistem yang digunakan.
2. Melakukan Evaluasi Sistem Secara Berkala
Tidak perlu merasa bahwa sistem yang sudah dibuat akan selalu sempurna. Evaluasi sistem secara berkala, dapat mencegah kerugian yang lebih besar. Adanya permasalahan dalam perusahaan bisa terdeteksi sejak dini dengan adanya proses penting ini.
Melakukan evaluasi bisa dilakukan dengan banyak cara. Membuat kuesioner, meminta laporan dari supervisor, mewawancarai beberapa karyawan secara acak, adalah beberapa contoh evaluasi yang bisa dilakukan. Dari hasilnya, kamu bisa memutuskan langkah apa yang perlu diambil.
Sukses Berkembang dengan Cara Membuat Sistem Kerja
Dengan membuat sistem kerja yang efektif dan baik, maka pengembangan perusahaan bisa dilakukan secara konsisten dan terus menerus. Tak hanya perusahaan, kamu pun bisa merasakan mengalami perkembangan kemampuan individu untuk menyelesaikan berbagai masalah dan melakukan inovasi. Karyawan juga akan betah saat bekerja dalam sistem tersebut.
Selain cara membuat sistem kerja efektif, masih banyak hal lain tentang dunia kerja yang menarik untuk dipelajari. Jadi jangan ragu untuk terus membaca dan mempraktekkan apa yang diketahui. Kalau artikel ini bermanfaat buat kamu, maka jangan lupa share di media sosial, siapa tahu akan banyak orang yang terbantu dengan artikel ini.
Baca juga: